Office 365 คืออะไร แตกต่างกับ Office แบบซื้อครั้งเดียวอย่างไร

0
3443

ในโลกธุรกิจปัจจุบันนี้ คงไม่มีใครไม่รู้จัก Microsoft Office ที่เป็นเครื่องมือที่เราใช้ทำงานกันอยู่ทุกวันนี้ ที่เราคุ้นเคยกันเป็นอย่างดี คงจะมีพวก Microsoft Word, Microsoft Excel และ Microsoft PowerPoint เรียกได้ว่า แทบจะทุกองค์กรใช้ซอฟต์แวร์เหล่านี้เป็นมาตรฐานในการทำงานกันก็ว่าได้ และแน่นอนทุกองค์กรต้องซื้อลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์พวกนี้ เพื่อให้เป็นไปตามระเบียบปฏิบัติที่ Microsoft กำหนดไว้

เพื่อนๆ อาจจะเคยได้ยินคำว่า Office 365 มาบ้าง หลายๆคนเข้าใจว่ามันคือ Microsoft Office ที่ใช้งานแบบ Online แถมมันยังซื้อครั้งเดียวไม่ได้ด้วย ต้องสมัครใช้บริการในรูปแบบรายปี คำถามในหัวของใครหลายๆ คนที่ว่า ‘Office 365 คืออะไร’ ‘แล้วมันคุ้มค่าหรือเปล่า?’ ‘Microsoft Office แบบซื้อครั้งเดียวไม่ดีกว่าหรือไง’  วันนี้เราจะพาคุณเจาะลึกไปทีละคำถามที่คาใจกันครับ แล้วคุณจะรู้ว่า Office 365 มีดีกว่าที่คุณคิด

Office 365 คืออะไร แตกต่างกับ Office แบบซื้อครั้งเดียวอย่างไร

Office 365 เป็นรูปแบบของแผนการสมัครใช้งาน โดยจะมีทั้งแบบสมัครใช้งานรายเดือนและรายปี หลังจากสมัครใช้งาน คุณจะได้รับแอปพลิเคชัน Office ที่ติดตั้งโดยสมบูรณ์ ได้แก่ Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher และ Access (Publisher และ Access มีให้ใช้งานบนพีซีเท่านั้น) คุณสามารถติดตั้งแอปพลิเคชั่นบนอุปกรณ์ได้หลายประเภท ไม่ว่าจะเป็น PC, Notebook, Tablet, Smart Phone (Android, iOS) นอกจากนี้ยังมีบริการต่างๆ เพิ่มเติมเช่น OneDrive (เก็บข้อมูลแบบออนไลน์) Skype (โปรแกรมที่ใช้ติดต่อสื่อสารกันระหว่างผ่านอินเทอร์เน็ต) ที่เจ๋งสุดๆ คือคุณจะมี Microsoft Office เวอร์ชั่นล่าสุดใช้งานเสมอ)

Office แบบซื้อครั้งเดียว เป็นรูปแบบการซื้อผลิตภัณฑ์ที่มีลิขสิทธิ์มาติดตั้งบน PC หรือ Mac 1 เครื่อง ประกอบด้วยแอปพลิเคชัน เช่น Word, Excel และ PowerPoint การซื้อในรูปแบบนี้ ไม่สามารถอัพเกรดเวอร์ชั่นของแอปพลิเคชั่นได้ คุณจะต้องซื้อ Office อีกครั้งเมื่อมีเวอร์ชันใหม่พร้อมใช้งาน

Office 365 หรือ Office แบบซื้อครั้งเดียวคุ้มกว่ากัน

ถือเป็นคำถามยอดฮิตเลยก็ว่าได้ และเป็นคำถามที่ตัวคุณเท่านั้นที่จะตอบได้ครับ เอ่อ… คุณอาจจะกำลังคิดว่า แล้วฉันจะเข้ามาอ่านเพื่อ? อย่าเพิ่งเข้าใจผิดครับ คุณจะได้คำตอบหลังจากอ่านสิ่งที่ผมกำลังจะเล่าต่อไปนี้

เพื่อให้เห็นภาพครับ ผมลองยกตัวอย่างเอามาเปรียบเทียบกัน ระหว่าง Microsoft Office 2013 Standard 1 ลิขสิทธิ์ (แบบ Volume License จะต้องซื้อขั้นต่ำ 5 ลิขสิทธิ์ขึ้นไป) ซึ่งมีราคาประมาณ 17,000 บาท กับ Microsoft Office 365 Business 1 ลิขสิทธิ์แบบสมัครใช้งาน 1ปี ในราคาประมาณ 4,500 บาท เริ่มจากเรามาวิเคราะห์แอปพลิเคชั่นที่สามารถใช้งานของแต่ละผลิตภัณฑ์กัน

ที่ผมเลือก 2 ผลิตภัณฑ์นี้มาเปรียบเทียบให้ดู เนื่องจากคุณลักษณะและแอปพลิเคชั่นนั้นใกล้เคียงกันมากครับ และจากตารางจะเห็นว่า Office 365 เองก็มีแผนการใช้งานมาให้เราเลือกใช้มากมาย (จริงๆมีมากกว่านี้ครับ) เพื่อความยืดหยุ่นในการเลือกใช้งานตามความเหมาะสมครับ

Office 365 กับสิทธิพิเศษที่เหนือกว่า

ข้อแตกต่างที่เห็นได้ชัดที่สุดคือ Office 365 ผู้ใช้แต่ละคนสามารถติดตั้ง Office อย่างสมบูรณ์ บนพีซีหรือ Mac 5 เครื่อง แท็บเล็ตที่ใช้ Windows 5 เครื่อง และโทรศัพท์ 5 เครื่อง (แต่ผู้ใช้ต้องเป็นคนเดียวกันนะครับ) เพราะ Microsoft เข้าใจถึงการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันที่ผู้ใช้แต่ละคนมีอุปกรณ์พกพาที่ใช้ในการทำงานมากกว่าหนึ่งนั่นเอง

จากการเปรียบเทียบด้านบน หากคุณเลือกใช้แบบ Office 365 เป็นระยะเวลาเกือบ 4 ปีจึงจะจ่ายเงินเท่ากับการซื้อแบบ Office แบบซื้อครั้งเดียว ถามว่ามันจะคุ้มหรอ ใช้แค่ 4 ปีเอง สิ่งที่คุ้มมันอยู่ตรงที่เราสามารถใช้ Office เวอร์ชั่นล่าสุดได้ตลอดหลังจากมีการออกเวอร์ชั่นใหม่นั่นเอง ซึ่งโดยปกติแล้ว Microsoft เองจะปล่อย Office เวอร์ชั่นใหม่ๆ ทุก 3 ปี สามารถดูได้จากตารางด่านล่างครับ 

คุณอาจจะคิดว่า ‘ไม่เป็นไร ฉันทนใช้เวอร์ชั่นเก่าๆก็ได้’ แต่ในความเป็นจริงแล้ว การที่ Microsoft พัฒนาเวอร์ชั่นใหม่ๆออกมา นั่นหมายความถึงการปรับแต่งและเพิ่มเติมความสามารถในการใช้งานใหม่ๆเข้าไปเพื่อให้เหมาะกับการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันนั่นเอง หากคุณเชื่อว่าธุรกิจคือการแข่งขัน สิ่งๆนี้คือเรื่องที่คุณไม่ควรมองข้ามไป

อีกข้อได้เปรียบของ Office 365 คือเรื่องความยืดหยุ่นด้านการเพิ่มหรือลดปริมาณและการจ่ายเงินครับ ขึ้นชื่อว่าธุรกิจ คนเป็นเจ้าของคงอยากจะเอาเงินไปลงทุนในด้านอื่นเช่น เครื่องจักรเพื่อเพิ่มผลผลิต การตลาดเพื่อมองหาลูกค้าใหม่ๆ มากกว่าที่จะลงเงินก้อนกับซอฟต์แวร์เหล่านี้ แล้วยิ่งเป็นองค์กรใหญ่ๆที่มีพนักงานจำนวนมากด้วยแล้ว ยิ่งต้องใส่ใจเรื่องนี้เป็นพิเศษ Office 365 เองสามารถที่จะลดหรือเพิ่มปริมาณสิทธิ์การใช้งานได้แบบรายเดือน เรียกได้ว่า จ่ายตามจริงนั่นเองครับ

สรุปที่กล่าวมาข้างต้นเป็นเพียงการเปรียบเทียบความคุ้มค่าในเรื่องของราคา ยังมีอีกหลายๆแอปพลิเคชั่นและบริการที่มาพร้อมกับ Office 365 เพราะ Office 365 ไม่ใช่แค่ Microsoft Office ธรรมดาๆ เหมือนเมื่อก่อนแล้ว มันคือเครื่องมือในการทำธุรกิจอย่างหนึ่งด้วย

Office 365 กับคุณลักษณะเพิ่มเติมที่ตอบโจทย์การทำธุรกิจของคุณ

ธุรกิจที่มีการแข่งขันกันสูงในทุกวันนี้ คุณคงไม่คิดว่าจะใช้แต่ Word, Excel หรือ PowerPoint ในการทำงานเป็นแน่แท้ Microsoft เองไม่หยุดหย่อนที่จะพัฒนาเครื่องมือที่ช่วยธุรกิจของคุณให้ขับเคลื่อนไปข้างหน้า ด้วยแอปพลิเคชั่นใหม่ๆที่ตอบโจทย์คุณ

เราลองมาดูกันดีว่าครับว่า Office 365 ช่วยคุณได้ยังไงบ้าง


OneDrive คือบริการที่เก็บข้อมูลออนไลน์ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อเก็บเอกสาร บันทึกย่อ รูปถ่าย เพลง วิดีโอ หรือไฟล์ชนิดอื่นๆ ได้ ด้วย OneDrive คุณจะสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้จากอุปกรณ์เกือบทุกชนิด และคุณสามารถแชร์ไฟล์เหล่านั้นกับบุคคลอื่นได้

ลองจินตนาการถึงการทำงาน ที่ไม่ถูกจำกัดว่าต้องเป็นออฟฟิตเท่านั้น คุณสามารถทำงานผ่านอุปกรณ์ PC, Notebook, Tablet, Smart Phone ที่ไหน เวลาใดก็ได้ โดยข้อมูลทั้งหมดสามารถเก็บและแชร์กันระหว่างผู้ใช้งานบน Cloud (OneDrive) ทำให้การทำงานของคุณไม่ขนาดตอน ด้วยการเชื่อมโยงข้อมูลเข้าหากัน (Sync) ข้ออ้างที่พนักงานใช้เหล่านี้ก็จะหมดไป เช่น งานอยู่ใน Notebook ลืมเอา Notebook มา, Harddisk เต็ม, ไฟล์หายไปไหนไม่รู้, PC ติดไวรัส ไฟล์งานสำคัญอยู่ในนั้น แล้วคุณจะได้รับประสบการณ์ที่ดีเยี่ยม เพราะทุกที่คือ ออฟฟิต

Skype เป็นโปรแกรมที่ใช้ติดต่อสื่อสารกันระหว่างผ่านอินเทอร์เน็ต คุณสามารถใช้นาทีการโทรของ Skype เพื่อโทรติดต่อเพื่อนฝูงหรือครอบครัวผ่านทางโทรศัพท์มือถือหรือโทรศัพท์พื้นฐานได้ ไม่ว่าพวกเขาจะมีบัญชีผู้ใช้ Skype หรือไม่ก็ตาม ทุกวันนี้ เราไม่ได้ใช้มือถือในการโทรออกหรือรับสายเพียงอย่างเดียว ไม่ว่าจะเป็น PC, Notebook, Tablet, TV ก็สามารถใช้โทรออกได้ ขอแค่มีการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตเท่านั้น

Yammer คือ เครือข่ายสังคมที่ใช้กันในองค์กร (หลายๆคนมองว่ามันคือ Facebook สำหรับองค์กร) แชร์ข้อมูลระหว่างทีม และจัดระเบียบโครงการ เฉพาะผู้ร่วมงานของคุณเท่านั้นที่สามารถเข้าร่วมได้ ช่วยให้พนักงานที่อยู่คนละแผนกและต่างสถานที่สามารถทำงานร่วมกันได้ และทำให้การติดต่อสื่อสารของคุณบน Yammer มีความปลอดภัย และมองเห็นได้เฉพาะผู้ใช้ภายในองค์กรของคุณเท่านั้น ไม่ว่าจะเป็นการอัพเดทข่าวสารข้อมูลภายในทีม หน่วยงาน หรือองค์กร ก็เป็นเรื่องง่ายและเข้าถึงผู้ใช้งานได้ทันทีครับ

Lync คืออีกแอปพลิชั่นหนึ่งที่ช่วยในเรื่องการประชุมแบบออนไลน์, การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที (IM) และการประชุมทางวิดีโอ HD ไม่จำกัดจำนวนครั้ง Microsoft Lync สามารถใช้ประชุมออนไลน์กับผู้ใช้ที่ไม่มี Account ได้ด้วย ไม่ว่าจะเป็นการประชุมกับระหว่างสาขา หรือการประชุมกันระหว่างประเทศ ก็สามารถทำได้ผ่าน PC, Notebook, Tablet, TV, หรือ Smart Phone เพียงแค่เชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ตครับ แทนที่เราจะเอาเวลาใช้ไปกับการเดินทางเพื่อเข้าประชุม ไหนจะค่ารถ ค่าเสียเวลาที่หมดไปโดยเปล่าประโยชน์

Outlook ไม่ใช่แค่อีเมลทั่วๆไปครับ แต่มันคืออีเมลระดับธุรกิจที่ให้คุณสัมผัสประสบการณ์ผ่านการใช้งานในรูปแบบสมบูรณ์ที่คุณคุ้นเคย ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้จากเดสก์ท็อปหรือจากเว็บเบราว์เซอร์โดยใช้ Outlook Web App รับกล่องจดหมายขนาด 50 GB ต่อผู้ใช้หนึ่งราย และส่งสิ่งที่แนบมาได้สูงสุด 150 MB นอกจากนี้ยังมีปฏิทิน และที่ติดต่อ เพื่อตอบโจทย์การติดต่อสื่อสารอย่างราบรื่น

ปฏิเสธไม่ได้เลยครับว่า อีเมลคือเครื่องมือหลักที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อลูกค้า การกำหนดนัดหมายประชุมล่วงหน้าบนปฏิทิน หรือการเก็บรายชื่อผู้ติดต่อที่สำคัญเอาไว้ Outlook นำสิ่งเหล่านี้มารวมเข้าด้วยกันทำให้เกิดประสบการณ์ที่ดีที่สุดกับผู้ใช้ ถ้าลูกค้าคือหัวใจหลักของธุรกิจ Outlook ก็คือเครื่องมือที่ดีที่สุดในการทำงานกับลูกค้าครับ

#Onestopware
www.onestopware.com
เราขาย Server และ Software ที่ให้คุณมากกว่าคำว่าถูก

ทิ้งคำตอบไว้